Este es un nivel de planificación intermedia, en español quiere decir "mirar hacia adelante", es una potente invitación para que no nos perdamos dentro del dinamismo del proyecto en el cual participamos, evitando que se nos dificulte el poder anticiparnos a lo que pueda llegar a ocurrir con aquellas gestiones que no se realizan oportunamente. El lookahead permite visualizar las distintas actividades que serán ejecutadas con el fin de identificar aquellos impedimentos, potenciales interferencias o restricciones para hacer todo lo que esté en nuestras manos de modo de evitar retrasos, inconformidades e incluso el estrés y la baja moral que puede provocar no cumplir con aquello que se hubiese comprometido. Este nivel de planificación, potencia la superación del tradicional y masivo comportamiento reactivo ante "incendios" o contingencias de último minuto, provocado generalmente por la carencia de materiales y/o recursos, que pasaron desapercibidos por un precario análisis anticipatorio.
Ante esta problemática, Last Planner® propone una medida, el lookahead: realizar una visualización de cierto paquete o lote de actividades, en una ventana de tiempo de 4 a 6 semanas dentro de nuestro plan maestro, en el que se revisará y analizará cada tarea, para identificar cualquier potencial impedimento o elementos sin stock mínimo que serán requeridos, ya sea para comenzart o dar termino a la ejecución real de las actividades de tu plan.
Como puedes notar, el objetivo de este nivel de planificación es poder preparar el trabajo que se viene y que eventualmente será parte de nuestro presente, de forma tal que podamos liberar a las actividades y evitarles cualquier incendio o impedimento que impida un avance, a esto le llamamos gestión de "restricciones". Además, esta medida proporiona como ventaja destacada al hecho de evitar tener intentarios excesivos, e incurrir en atrasos producidos por simple falta de previsión.
¿Qué hacer si dentro de nuestro programa tenemos actividades que se deben preparar con mucha anticipación?: en algunos proyectos los insumos deben ser solicitados con varios meses de anticipación; en un proyecto de edificación en altura, la adquisisción y logística para el arribo de los ascensores a terreno son un buen ejemplo de una restricción a gestionar que require más tiempo de anticipación. Un buen consejo es el identificar esta clase de restricciones durante la confección del plan maestro, o en su defecto, realizarlo al momento de revisar el plan maestro al examinar la estrategia de ejecución del proyecto.
Como indicamos en la sección anterior, las restricciones en un proyecto son cualquier impedimento potencial que tengan las actividades principales (o de transformación). Dada su naturaleza no están presentes en el plan maestro (gantt), pero son necesarias para poder completar o realizar las que si están ahí. Las restricciones forman parte de las actividades de flujo, que contribuyen a agregar valor en los proyectos.
De estas distinguiremos dos clases:
Para los últimos planificadores (Last Planners) es muy importante tener y promover el hábito de identificar restricciones constantemente, incluso aquellas que parecen obvias como el conseguir el material o la mano de obra, pues lo que parece obvio dejará de serlo cuando los problemas e incendios se produzcan. Por ejemplo, supongamos que estamos a 2 semanas de iniciar el hormigonado de una losa, de esto no identificamos restricciones pues es lógico que necesitamos camiones con hormigón y mano de obra, pero cuando llega el día, los camiones están preparados y los trabajadores en el sitio, pero nos dimos cuenta que nos faltaba una bomba para mover el hormigón al centro de la losa que estamos haciendo; como consecuencia, despilfarramos los camiones con material que tendrán que ser reagendados, y pagamos un día de trabajo sin generar ningún valor para la obra.
El ritmo del proyecto requiere un seguimiento continuo del estado de las restricciones detectadas, evitando que se deba postergar o detener la ejeción de una actividad planificada para la semana. El Porcentaje de Cumplimiento de Restricciones (PCR) permite medir semana a semana si el equipo ha logrado liberar las restricciones a tiempo para cumplir con los compromisos de avance, o si han surgido complicaciones en las que requieren ayuda del resto de participantes.
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El PCR es un buen indicador de comportamiento para determinar si el equipo del proyecto ha logrado gestionar de forma adecuada los requerimientos de las actividades planificadas, siendo un primer acercamiento al cumplimiento de la estrategia de planificación establecida en el Plan Maestro. Se calcula con las restricciones comprometidas para la semana analizada y considera como restrucción liberada tanto las que se cumplieron a tiempo como las liberadas con atraso, siempre que se hayan completado durante la semana comprometida.